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転職ノウハウ

byプロテンMZ編集部 プロテンMZ編集部

キャリアアップを加速させるPDCA!PDCAの方法と得られる効果とは?

学校を卒業して就職してからもキャリアアップや転職を目標にして、自身の付加価値を高めるスキルを学び続ける人が増えています。

終身雇用制度を維持している企業は激減し、転職活動も盛んに行われています。しかし、キャリアアップするために、どういう方法が効率的なのか検討中の人も多いようです。

ここでは、成功への道を加速するキャリアアップのPDCAについて詳しく説明します。

キャリアアップにおけるPDCAの重要性

キャリアアップにおけるPDCAの重要性

普段の業務でも、目標や計画を立てることは重要です。しかし、どんなに綿密な計画を立てても、計画通りに仕事が進まないこともあります。

しっかりした計画を立てれば、必ず目標を達成できるというものではありません。特に長期的な目標では、当初の計画と進捗状況に大きな隔たりが出てしまうこともあります。

そのようなときは、現状を正確に把握し軌道修正をかけなければなりません。そのために有効なのが、PDCAというマネジメント手法です。

PDCAとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)を意味します。PDCAは、製造業やサービス業などのビジネスシーンや教育の現場などで幅広く使われています。

PDCAの目的はビジネスシーンでは業務改善、教育現場では教育の質や学力の向上です。どの分野においても目標を達成するためには、PDCAサイクルを繰り返し回すことが重要なのです。

自分のキャリアプランにPDCAを活用すれば、キャリアアップにも役立てることができます。

キャリアアップのPDCAを回すメリットと効果

キャリアアップのPDCAを回すメリットと効果

PDCAを回すメリットは、「目標が明確になる」「無駄な部分がはっきりし、改善に役立つ」「仕事の改善に効果的な方法を、短時間で検証できる」「短期間でサイクルを回すのでモチベーションを維持できる」「仕事が継続的に改善され、同じミスを繰り返すことが少なくなる」などです。

達成できそうな具体的な目標を設定すれば、モチベーションのアップも期待できます。PDCAがうまく回り始めれば、サイクルからスパイラルになり、効率的にキャリアアップできるようになるでしょう。

自分のキャリアアップのためにPDCAを活用すれば、「客観的に仕事をとらえることができるので、自分の進むべき方向性が明確になる」「期間を決めてPDCAを回すので、転職に最適な時期が分かる」「転職しない場合でも、改善を繰り返すため仕事の質を上げることができる」などの効果が期待できます。

また、一定期間の結果を振り返る機会が増えることによって、成功や失敗の原因を究明しやすくなり、次のアクションにスムーズにつなげることができるのです。

PDCAを回すために必要な事前準備

PDCAを回すために必要な事前準備

PDCAを実行する前に、現状把握、目標の明確化、期間設定などの事前準備が必要です。まず、職務経歴書を書き、自分の知識や経験、スキル、強みなどの現状のキャリアを正確に把握します。

そのうえで、「得意分野をさらに伸ばす」「足りないスキルを新たに身につける」などキャリアアップに必要な目標を明確にしなければなりません。

設定した目標によって、計画の評価や改善の方法がまったく違ってきます。そのため、「どんな目標を達成する必要があるのか」ということを具体的に設定することが大切です。

設定した目標に応じて、3カ月、6カ月、1年など1回のPDCAに必要だと予想される期間を設定しましょう。

職務経歴書は、PDCAを回すたびにアップデートすることが重要です。職務経歴書には、現状の自分の知識、経験、スキル、強みなどのキャリアが記録されています。

PDCAを1回まわすごとに、アピールできるキャリアが増えていけばモチベーションもアップし、効率的にキャリアアップをすることができるでしょう。

Plan(計画)の立て方

Plan(計画)の立て方

PDCAをうまく回せない原因のひとつに、Plan(計画)の立て方に問題がある場合があります。

Planの立て方が慎重すぎると目標達成速度が遅くなり、大胆すぎるとDo(実行)の段階でPlanが破綻してしまうこともあります。

キャリアアップのためのPlanを立てる前に、目標を達成するまでの期間を数カ月~1年の間に設定しましょう。設定した期間のPlanを立てる手順は、下記の順番で行います。

  • 項目目標を定量化する(目標を具体的に数値化する)
  • 現状と目標のギャップを確認する
  • ギャップがある原因を把握する
  • 優先的に取り組む課題を決め、優先度の低いものは外す
  • 達成度がわかるように課題をKPI化する
  • 解決策(の仮説)を考える

たとえば、キャリアアップのために英語力を向上させることを目標にしたとします。

このとき、「1年後にTOEIC(国際コミュニケーション英語能力テスト)スコア800点を達成する」などと目標を具体的に数値化することが大切です。

そして、現状のTOEICスコアと目標スコアのギャップを確認します。ギャップの原因は、リスニングのスコアが低いなどといったことになるでしょう。

原因が把握できればギャップを克服するために、リスニングの学習に優先的に取り組むなどと決めることができます。

リスニングの学習時間を現状の1日30分から1時間に増やすなど、課題をKPI化することも必要です。

また、英語のリスニングを向上させるために効果的な学習教材を導入するなど解決策を考えることも、キャリアアップのPlanを立てるときには重要になります。

Do(実行)の方法

Do(実行)の方法

PDCAでの具体的なDo(実行)は、「Planに沿って実行する」「週次・月次などの単位で、Planを再確認しながら実行する」「新しい興味・関心、自分に足りない知識・スキルなどを記録する」「Planで考えた解決策に優先順位をつけ、ToDoリストに落とし込んで実行する」「具体的な達成率を記録する」です。

キャリアアップのためのDoは、Planに無理がなければスムーズに進むはずです。Doがスムーズに進まない場合は、Planに無理があるか、想定外の事態でDoに時間がさけないケースがあります。

このような場合は、Planを見直すようにしましょう。

キャリアアップのためにTOEICのスコアアップをPlanにしている場合のDoの具体例としては、「Planに沿って問題集を解く」「解けなかった問題を記録する」「学習時間、解いた問題数、覚えた単語数を記録する」などです。

Check(評価)の方法

Check(評価)の方法

PDCAでの具体的なCheck(評価)の方法は、「Doが終了した時点で振り返りをし、事実を認識する」「目標、Plan、Doの達成率を調べる」「達成できた場合は、要因を分析する」「達成できなかった場合は、原因を突き止める」「計画を実行したことで、新たに身についた知識、経験、スキル、強みを職務経歴書に加える」です。

Checkを的確に行うためには、Checkするタイミングと、目標やPlanと現状がどの程度ギャップができたら軌道修正するかということをあらかじめ決めておくとよいでしょう。

キャリアアップのためのPDCAでCheckの具体例としては、「毎日の学習時間が守られているかチェックする」「TOEICのスコアを確認する」「目標としていたスコアを達成できなかった場合は原因を突き止める」「TOEICのスコアを職務経歴書に加える」などです。

Action(改善)の方法

Action(改善)の方法

PDCAでの具体的なAction(改善)の方法は、「Checkの結果について、改善案を考える」「改善案によって新しいPlanを立て、PDCAを繰り返す」です。PDCAを中止する場合は、Actionの段階で判断します。

改善案には、「ゴールの調整が必要なもの」「Planの見直しが必要なもの」「Do、To Doレベルの調整が必要なもの」「改善不要」の4つのレベルがあります。

ゴールの調整は、「中止」「変更」「追加」の3つです。中止は、たとえば「司法試験受験は断念する」などの場合です。

変更は、「今年の司法試験を諦め、来年受験する」などになります。追加は、「TOEICスコア800点を達成したので、次回は目標を900点に設定する」などの場合です。

Planの見直しは、ゴールは同じでも課題を変更する場合に必要になります。

「英語のリスニングの学習は目標スコアを達成したのでやめる(課題の中止)」「英語のリスニングよりリーディングの学習時間を増やす(課題の変更)」「英語のリーディングの新しい教材を検討する(課題の追加)」などです。

Do、To Doレベルの調整は、ゴール・課題は同じだがDoやTo Doを変更、中止するケースになります。

「セルフトークが習慣化したのでルーチンから外そう(Doの中止)」「読書をしたら成果が出たので、読書量を増やそう(Doの変更)」などです。

キャリアアップにPDCAを活かすためには?

キャリアアップにPDCAを活かすためには?

キャリアアップのためにPDCAを回す際に、Plan(計画)を綿密に立てることができたかどうかによって得られる成果が変わってきます。

PDCAをうまく回せない原因は、ほとんどの場合、願望でPlanを立ててしまっているということです。その結果、実行できなくなり挫折してしまいます。

Planが曖昧なものだと、具体的なDo(実行)、Check(評価)、Action(改善)がわからないという状況になってしまうのです。

そのような状況を避けキャリアアップのためのPDCAをうまく回すためには、キャリアの現状や行動の結果を分析してからPlanを立てる必要があります。

そうすれば、Do、Check、Actionとスムーズに進めることが可能です。このように、しっかりしたPlanを立てることは重要ですが、時間をかけ過ぎてはいけません。

実行する時間が、無くなってしまう可能性もあるからです。Planは仮説にすぎないため、無理な面があればその都度修正していくようにしましょう。

キャリアアップのためのPDCAをうまく回すことができないのは、学習などの進捗状況を振り返っていないということが原因になっていることがあります。つまり、CheckとActionが抜けているのです。

CheckとActionがないと、Doによって得られた結果を分析して改善案を立てることができません。

そのため、PDCAを継続して回したり、中止したりすることができず、いつまでたってもゴールを達成できないということになるのです。

また、Doの段階でゴールが達成できたとしても、CheckとActionは必ず行うようにしましょう。ゴールが達成できた理由を把握し、以後のキャリアアップに活用する必要があるからです。

Action(改善)を急ぎすぎることも、キャリアアップのためのPDCAがうまく回らない原因になります。Do(実行)を重要視する人に、よくみられる傾向です。

焦って成果を出そうとするため、DoとActionionに集中しすぎて、PlanとCheckがおろそかになってしまいます。

たとえば、TOEICスコア800点を目標にしている場合、なかなか成果が出ないため、次々に新しい教材を購入し学習を始めるといったケースなどです。

しかし、TOEICスコアをアップするためには、それなりの学習時間が必要でしょう。最初のPlanで実行すると決めた教材の学習が進み、しっかり理解できているかCheckしなければなりません。

Checkせずに改善を急ぎ過ぎてしまうと、本当に効果的な改善策をみつけることができなくなってしまうのです。

また、改善を急ぎすぎると、最初に立てたPlanが妥当なものであったかどうかの判断も難しくなります。

そのため、PDCAにおける精度の高いPlanを立てるスキルが身につかず、以後のキャリアアップに役立てることができません。キャリアアップにおけるPDCAの結果は、すべてデータとして残すという意識が大切です。

さらに、キャリアアップのためのPDCAをうまく回すためには、「目的を明確にする」「進捗を記録する」「原因を徹底的に追求する」という3つのポイントが重要です。

目的を明確にすることによって、自分が行動している理由がはっきりわかり、挫折を防ぐことができます。そのため、目標を達成できる確率も高くなるのです。

進捗状況や結果を記録する習慣をつけておくと、成功した理由や失敗した原因をデータとして蓄積することができ、以降のPDCAに役立ちます。

原因を徹底的に追求することで、改善案の精度が高まります。たとえば、TOEICで解けなかった問題について、「なぜ」という言葉を自分に問いかけ続けて深堀りしていくようにしましょう。

「時間がなくて学習できなかった問題だった」「学習した教材には出てこなかった問題だった」などの原因がみつかるはずです。原因がわかれば、改善案を考えることができるでしょう。

キャリアアップするためのPDCAは、スピーディーに効率的に回すことが大切です。

多くの場合、Plan(計画)を立て、Do(実行)してCheck(評価)で止まってしまって、Actionion(改善)からPlanにスピーディーに繋げることができず、効率的に回すことができていません。

PDCAを高速で回せるようになると改善するのが速くなり、新しいPlanを立てやすくなるためキャリアアップのスピードも速くなります。

キャリアアップのPDCAを実践すれば転職にも有利

キャリアアップのPDCAを自分の課題の克服やスキルアップのために実践すれば、知識・経験・スキル・強みなどのキャリアをさらに強化することができます。

職務経歴書もアップデートし続けることになります。アピールポイントが増えれば、転職などの可能性も広がるでしょう。

キャリアアップのPDCAは成功を加速するツール!

キャリアアップのPDCAは成功を加速するツール!

キャリアアップのPDCAを活用すると、モチベーションを維持できる、同じミスを繰り返すことが少なくなるなどのメリットもあります。

さらに、自分の向かうべき方向が明確になる、転職に適した時期がわかるなどの効果も期待できます。キャリアアップのPDCAは、成功への道を加速するツールであるため、ぜひ取り入れるようにしましょう。

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